preloder

Inicios de la Norma Oficial Mexicana 151/ NOM 151 (2nda parte)

En el artículo anterior, comenzamos platicando sobre algunas de las reformas que se han realizado a la “Norma Oficial Mexicana 151”, mejor conocida como la NOM 151, los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) y los Terceros Legalmente Autorizados (TLA) de la Secretaría de Economía (SE) en México . En esta segunda parte, iremos adentrándonos un poco más sobre los alcances de esta Norma Oficial Mexicana.

Empecemos hablando sobre la diferencia entre las figuras de un PSC y un TLA.

Una de las principales características de los PSC, es que no tienen la obligación de ofrecer todos los servicios que describe la Norma Oficial Mexicana, es decir, están totalmente abiertos a decidir qué servicios prestar de acuerdo a sus capacidades, tecnología o, simplemente, optar por los que están más alineados al “Core business” de su empresa. Como te comentamos en el post anterior, los PSC pueden ofrecer los servicios de generación de constancias de conservación, sellos de tiempo y certificados para firma electrónica, e incluso, hoy en día, se está trabajando en un apéndice para la comunicación segura entre dos entidades. El TLA es quien define y presenta a la SE, las políticas de seguridad y calidad que deben cumplir los PSC en el proceso de digitalización. La SE avala dichas políticas y el TLA audita al digitalizador para garantizar que se están cumpliendo las mismas. El TLA, es un actor complementario a los Prestadores de Servicios, ya que tiene responsabilidades que enriquecen las actividades del PSC. Para poder certificarse como TLA, es necesario que el interesado cuente con una estructura interna de especialistas para ejecutar las tareas de auditoría de cumplimiento del Prestadores de Servicios. Lo más habitual debido a todos los requisitos que esto representa, es que los PSC se muestren interesados en cubrir otro tipo de servicios que se asocien a la digitalización de un documento en sustento físico, pero para poder recibir la acreditación como TLA, SE exige una serie de documentos, procedimientos y protocolos que complementarán su figura para poder alcanzar el certificado como TLA. Sin embargo, es importante recalcar que un PSC no necesariamente tiene que ser un TLA.

Hablemos ahora sobre los diferentes tipos de documentos susceptibles a ser migrados a electrónico bajo la Norma Oficial Mexicana 151

La NOM 151 está referenciada en el Código de Comercio, por lo cual, todos los documentos dentro de una relación comercial son susceptibles de migrarse al electrónico bajo esta Norma. Hay mucho interés tanto en el sector público como en el privado de hacer uso de este tipo de tecnología ya que trae consigo muchos beneficios.

Desventajas de los documentos físicos:

  • Para poder resguardar documentos físicos, es necesario contar con metros cúbicos donde almacenarlo, lo cual representa costos y riesgos
  • Los documentos en medios físicos son orgánicos y se van degradando con el tiempo, por lo cual, corremos el riesgo de perder la legibilidad del contenido
  • Se requieren controles muchos más estrictos en cuanto a la seguridad y acceso a estos documentos.
  • Las cuestiones atmosféricas también pueden representar inconvenientes en algunas ocasiones, como es el caso de los tickets térmicos, que, a temperatura ambiente pueden durar hasta una semana; por lo cual, para poder ser resguardados, requieren de una bodega con temperatura controlada, que representa costos adicionales, riesgos y esfuerzo

Entre los beneficios que podemos obtener al migrar los archivos físicos a documentos electrónicos, podemos mencionar que el control al acceso, seguridad y trazabilidad son mucho más sencillos de abordar, y ¡ni hablar de la reducción del espacio físico! Es precisamente viendo todos estos beneficios, que el sector Público ha buscado la manera de abordar la NOM 151, ya que regula un conjunto de operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias, que garantizan la producción de archivos electrónicos fieles al documento físico. Las características y peculiaridades de esta Norma Mexicana, representan un esquema que garantiza que el proceso es confiable, por esa razón, independientemente a que no existe una referencia directa, las entidades públicas sí pueden llegar a abordarla, sobre todo porque actualmente en México, hasta la fecha, no contamos con una regulación específica para la digitalización en cuanto al archivo se refiere (aunque se está trabajando en ello). Es importante identificar a la NOM 151 en su aplicabilidad para las buenas prácticas del proceso de digitalización. En proyectos muy específicos, es posible acercarse a la Secretaría que regule ese sector y solicitar opiniones aprobatorias; así que, hay diferentes canales por los cuales podemos llegar a abordar la digitalización de cualquier documento para crear digitales originales. La recomendación sería empezar por documentos comerciales, sin perder de vista que la digitalización puede llegar a abordar casi cualquier documento.

Sobre la destrucción de un documento físico

Para llegar a destruir y sustituir el archivo físico, tenemos que tomar en cuenta que, por un lado, nos hacemos a las garantías tecnológicas a las cuales representa esta Norma y, por otro lado, también podemos hacernos de las opiniones de criterio aprobatorias de ciertas Secretarías; sin embargo, hoy en día, incluso la SE, reconoce que este tipo de servicios se encuentra aún en su etapa inicial.

 

Artículo derivado de la entrevista realizada a Javier Romero Morato, Director de Ventas en México y Centro América de EDICOM, sobre Norma Oficial Mexicana 151, mejor conocida como NOM151 y la importancia de la firma digital

Ve la entrevista completa aquí